Mała Scena — ochrona prywatności
Informacja o ochronie prywatności. Jakie dane zbieram, po co, jak długo je przechowuję i jakie prawa Państwu przysługują.
Data: 9 października 2026 r.
1. Kto jest administratorem danych
Administratorem danych osobowych jest Łukasz Kozub, prowadzący jednoosobową działalność pod nazwą Mała Scena (część Kozub Enterprise), The Cherry Building, 119 Addenbrooke's Road, Cambridge CB2 9BA, Wielka Brytania. Kontakt: kozubworkshops@gmail.com, tel. 07798 870615.
Informacja dotyczy zajęć Mała Scena: zapisów, prowadzenia zajęć, płatności, występów oraz kontaktu z rodzicami.
2. Jakie dane zbieram
- Dane rodzica lub opiekuna: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu.
- Dane dziecka: imię i nazwisko, wiek.
- Informacje o zdrowiu i potrzebach dziecka, jeśli je Państwo podadzą: choroby, alergie, wymagania dietetyczne, leki ratunkowe, szczególne potrzeby lub niepełnosprawność.
- Osoby kontaktowe w nagłych wypadkach i osoby upoważnione do odbioru dziecka.
- Zgoda na samodzielne wyjście dziecka z zajęć, jeśli została wyrażona.
- Obecności na zajęciach i zgłoszone nieobecności.
- Płatności: kwoty, daty i tytuły przelewów. Nie przechowuję danych Państwa karty ani pełnych danych Państwa konta.
- Zdjęcia i nagrania — wyłącznie w zakresie zgody wyrażonej w osobnym formularzu zgody.
- Korespondencja e-mailowa i SMS-owa z Państwem.
- Zapisy dotyczące wypadków i ochrony dzieci, jeśli zaistnieje taka potrzeba.
Dane przekazują mi Państwo bezpośrednio — przez formularz zapisu, e-mailem, SMS-em lub osobiście.
3. Po co i na jakiej podstawie
| Prowadzenie zajęć, kontakt z Państwem, rozliczenia | Wykonanie umowy (regulamin zajęć) |
|---|---|
| Bezpieczeństwo dziecka: kontakty awaryjne, osoby upoważnione do odbioru, lista obecności | Wykonanie umowy oraz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu dzieciom bezpieczeństwa |
| Informacje o zdrowiu i szczególnych potrzebach dziecka | Państwa wyraźna zgoda, wyrażona w formularzu zapisu; w nagłym wypadku — ochrona żywotnych interesów dziecka |
| Dokumentacja finansowa | Obowiązek prawny (wymogi podatkowe HMRC) |
| Zapisy dotyczące ochrony dzieci i przekazywanie informacji odpowiednim służbom | Obowiązek prawny i ochrona dzieci (UK GDPR oraz Data Protection Act 2018, załącznik 1 — ochrona dzieci) |
| Zdjęcia i nagrania | Państwa zgoda, wyrażona osobno dla każdego zastosowania |
| Informacje o innych zajęciach | Państwa zgoda lub prośba |
Zgodę można wycofać w każdej chwili, pisząc na kozubworkshops@gmail.com. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
4. Komu przekazuję dane
Nie sprzedaję danych i nie przekazuję ich w celach marketingowych. Dane mogą trafić do:
- Google (Gmail, Google Forms, Google Drive) — usługi, z których korzystam do zapisów, korespondencji i przechowywania dokumentacji;
- mojego banku — w zakresie danych z przelewów;
- księgowego i HMRC — w zakresie dokumentacji finansowej;
- służb ratunkowych — w nagłym wypadku;
- służb ds. ochrony dzieci (Cambridgeshire Children's Services), urzędnika LADO lub policji — gdy wymaga tego ochrona dziecka lub prawo;
- dostawcy hostingu strony i Facebooka (Meta) — wyłącznie zdjęcia i nagrania, na których publikację wyrazili Państwo zgodę.
Zarządca budynku, w którym odbywają się zajęcia, nie otrzymuje danych dzieci, chyba że jest to konieczne w nagłej sytuacji (na przykład podczas ewakuacji).
5. Przekazywanie danych poza Wielką Brytanię
Google i Meta mogą przetwarzać dane poza Wielką Brytanią. Odbywa się to na podstawie zabezpieczeń przewidzianych w brytyjskich przepisach o ochronie danych (decyzji o odpowiednim stopniu ochrony lub zatwierdzonych klauzul umownych).
6. Jak długo przechowuję dane
| Formularz zapisu, informacje o zdrowiu, kontakty awaryjne, lista obecności | Przez czas udziału dziecka w zajęciach i nie dłużej niż 12 miesięcy później |
|---|---|
| Dokumentacja finansowa | Tak długo, jak wymaga HMRC: 5 lat od terminu złożenia zeznania podatkowego (31 stycznia) za dany rok podatkowy |
| Zdjęcia i nagrania, w tym materiały opublikowane | Nie dłużej niż 12 miesięcy |
| Podpisane formularze zgody | Przez czas obowiązywania zgody i nie dłużej niż 12 miesięcy później |
| Korespondencja | Nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| Zapisy dotyczące wypadków | Do ukończenia przez dziecko 21 lat |
| Zapisy dotyczące ochrony dzieci | Do ukończenia przez dziecko 25 lat |
Zasadą jest przechowywanie danych nie dłużej niż 12 miesięcy. Wyjątkiem są dokumentacja finansowa, zapisy dotyczące wypadków i zapisy dotyczące ochrony dzieci, których dłuższe przechowywanie wymagają przepisy lub bezpieczeństwo dziecka. Zapisy dotyczące wypadków i ochrony dzieci powstają wyłącznie wtedy, gdy zdarzy się wypadek lub pojawi się obawa o bezpieczeństwo dziecka.
Po upływie tych okresów dane są bezpiecznie usuwane, a dokumenty papierowe niszczone.
7. Jak chronię dane
Dane przechowuję na kontach zabezpieczonych hasłem i weryfikacją dwuetapową, z dostępem ograniczonym do mojej osoby. Dokumenty papierowe (np. formularze podpisane na zajęciach) przechowuję w zamkniętym miejscu. Zapisy dotyczące ochrony dzieci są przechowywane oddzielnie od pozostałej dokumentacji.
8. Państwa prawa
Mają Państwo prawo do:
- dostępu do swoich danych i danych dziecka oraz otrzymania ich kopii;
- sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych;
- usunięcia danych, jeśli nie ma już podstawy do ich przechowywania;
- ograniczenia przetwarzania;
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
- przeniesienia danych;
- wycofania zgody w każdej chwili.
Dziecko, które jest na tyle duże, by rozumieć swoje prawa, może z nich korzystać samodzielnie. Odpowiadam na wnioski w ciągu miesiąca. Niektóre prawa mogą być ograniczone, gdy przechowywania danych wymaga prawo lub ochrona dziecka.
W razie zastrzeżeń proszę najpierw skontaktować się ze mną. Przysługuje Państwu również prawo do złożenia skargi do brytyjskiego organu nadzorczego — Information Commissioner's Office: ico.org.uk, tel. 0303 123 1113.
9. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych kontaktowych, danych dziecka, kontaktów awaryjnych i osób upoważnionych do odbioru jest konieczne, abym mógł bezpiecznie przyjąć dziecko na zajęcia. Podanie informacji o zdrowiu jest dobrowolne, ale bez nich mogę nie być w stanie odpowiednio zadbać o dziecko. Zgoda na zdjęcia jest całkowicie dobrowolna i nie wpływa na udział w zajęciach. Nie podejmuję żadnych decyzji w sposób zautomatyzowany.
10. Zmiany
Mogę aktualizować tę informację. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a o istotnych zmianach poinformuję Państwa e-mailem.
Privacy Notice — in English
Date: 9 October 2026
1. Who is responsible for your data
The data controller is Łukasz Kozub, a sole trader trading as Mała Scena (part of Kozub Enterprise), The Cherry Building, 119 Addenbrooke's Road, Cambridge CB2 9BA, United Kingdom. Contact: kozubworkshops@gmail.com, 07798 870615.
This notice covers Mała Scena workshops: registration, running sessions, payments, performances and communication with parents.
2. What I collect
- Parent or carer details: name, email address, telephone number.
- Child details: name and age.
- Your child's health and needs, where you give them: medical conditions, allergies, dietary requirements, emergency medication, additional needs or disability.
- Emergency contacts and adults authorised to collect your child.
- Permission for your child to leave unaccompanied, where given.
- Attendance and notified absences.
- Payments: amounts, dates and payment references. I do not keep your card details or full bank account details.
- Photographs and recordings, only as allowed by the separate consent form.
- Emails and text messages between us.
- Accident and safeguarding records, where needed.
You give me this information directly: through the registration form, by email or text, or in person.
3. Why I use it, and the legal basis
| Running sessions, contacting you, payments | Contract (the Mała Scena terms) |
|---|---|
| Keeping your child safe: emergency contacts, authorised collectors, register | Contract, and legitimate interests in keeping children safe |
| Your child's health and additional needs | Your explicit consent, given on the registration form; in an emergency, to protect your child's vital interests |
| Financial records | Legal obligation (HMRC tax requirements) |
| Safeguarding records and sharing with the relevant authorities | Legal obligation and safeguarding of children (UK GDPR and Data Protection Act 2018, Schedule 1) |
| Photographs and recordings | Your consent, given separately for each use |
| Information about other activities | Your consent or request |
You can withdraw consent at any time by writing to kozubworkshops@gmail.com. This does not affect anything done lawfully before you withdrew it.
4. Who I share it with
I never sell your data or share it for marketing. It may go to:
- Google (Gmail, Google Forms, Google Drive), which I use for registration, email and record-keeping;
- my bank, for payment details;
- my accountant and HMRC, for financial records;
- the emergency services, in an emergency;
- Cambridgeshire Children's Services, the LADO or the police, where a child's safety or the law requires it;
- my website host and Facebook (Meta), only for photographs and recordings you have agreed may be published.
The venue does not receive children's details, except where needed in an emergency such as an evacuation.
5. Transfers outside the UK
Google and Meta may process data outside the UK. They do so under the safeguards UK data protection law provides, such as adequacy regulations or approved contract clauses.
6. How long I keep it
| Registration form, health information, emergency contacts, register | While your child attends, and no longer than 12 months afterwards |
|---|---|
| Financial records | As long as HMRC requires: 5 years after the 31 January tax return deadline for the tax year |
| Photographs and recordings, including published material | No longer than 12 months |
| Signed consent forms | While the consent is in force, and no longer than 12 months afterwards |
| Emails and messages | No longer than 12 months from our last contact |
| Accident records | Until the child is 21 |
| Safeguarding records | Until the child is 25 |
As a rule, I keep data for no longer than 12 months. The exceptions are financial records, accident records and safeguarding records, which the law or a child's safety requires me to keep longer. Accident and safeguarding records exist only if an accident happens or a concern about a child's safety is raised.
After these periods, data is securely deleted and paper records destroyed.
7. How I protect it
Data is kept in accounts protected by a password and two-step verification, accessible only to me. Paper records, such as forms signed at sessions, are kept locked away. Safeguarding records are kept separately from everything else.
8. Your rights
You have the right to:
- see the data I hold about you and your child, and have a copy;
- have inaccurate or incomplete data corrected;
- have data deleted where there is no longer a reason to keep it;
- restrict how it is used;
- object to use based on legitimate interests;
- data portability;
- withdraw consent at any time.
A child old enough to understand these rights can use them directly. I reply to requests within one month. Some rights may be limited where the law or a child's safety requires records to be kept.
If you are unhappy, please contact me first. You also have the right to complain to the Information Commissioner's Office: ico.org.uk, 0303 123 1113.
9. Do you have to give me this information?
Contact details, your child's details, emergency contacts and authorised collectors are needed for me to take your child safely. Health information is optional, but without it I may not be able to look after your child properly. Photo consent is entirely optional and does not affect your child's place. No decisions are made by automated means.
10. Changes
I may update this notice. The current version is always on this page, and I will email you about any significant change.